Workshop Penyusunan Key Performance Indicator (KPI) BATCH 2

Workshop Penyusunan Key Performance Indicator (KPI) BATCH 2 !!!

Penulis : Mohammad Robby Rodhiya

Lembang, 02 Desember 2020 – Secara umum di tengah kondisi pandemik covid-19 yang penuh tantangan dan perubahan yang dinamis, NFBS Lembang terus berupaya untuk mengoptimalkan kinerja di semua bidang. Sehingga, lembaga bisa bertahan dalam peningkatan produktivitas dan pemenuhan target dari rencana strategis yang sudah ditetapkan sebelumnya. Lembaga pun senantiasa menyelaraskan perkembangan dimasa kini agar selalu siap dalam menghadapi tantangan sekaligus peluang dimasa depan.

Namun, harus diakui, saat ini tuntutan perubahan memang semakin kompleks, sehingga membutuhkan penanganan yang detail dan terukur untuk peningkatan kinerja lembaga agar terus bertumbuh dan terintegrasi sesuai dengan rencana strategis lembaga. Maka daripada itu, kinerja SDM yang bekerja di lembaga juga harus diukur dan memiliki target dalam pekerjaannya sehingga dapat membantu tercapainya target dari lembaga.

Kinerja diukur untuk mengetahui sejauh mana tujuan telah direalisasikan, sehingga lembaga bisa bertindak cepat untuk mengambil sebuah keputusan. Dengan mengetahui hasil pengukuran kinerja, simpul-simpul penyebab rendahnya kinerja dapat diketahui, sehingga bisa segera diperbaiki, baik karena kelambatan maupun penyimpangan yang terjadi.

Sehubungan dengan hal tersebut maka Departemen HRD mengadakan Workshop Penyusunan Key Performance Indikator (KPI) sebagai salah satu dari 4 aspek dalam performance appraisal (PA) kualitas SDM NFBS Lembang.

“Peningkatan kualitas menjadi suatu tujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual thinking dan moral para pegawai. Sebuah lembaga harus memiliki indikator kinerja sebagai panduan keputusan untuk pencapaian tujuan dan target lembaga, salah satunya dengan menggunakan Key Performance Indicator (KPI).” (Wasistono, 2012)

Dalam Workshop Penyusunan KPI Batch 2 ini, Departemen HRD mengundang seluruh pimpinan yang ada di bidang keasramaan, BPS dan tahfidz NFBS Lembang pada hari Rabu, 02 Desember 2020 bertempat diruang kelas Tholibah 2 SMPI NFBS Lembang. Departemen HRD juga akan mengundang pimpinan di Departemen-Departemen Pelayanan dan Pengembangan lembaga untuk mengikuti Workshop Penyusunan KPI di batch yang ke 3.

Workshop penyusunan KPI ini dibuka oleh Manager Departemen HRD NFBS Lembang, ust. Gungun Gunawan, Lc. Beliau menyampaikan bahwa untuk menuju lembaga yang professional, maka dalam melakukan sebuah proses pekerjaan harus mempunyai tujuan dengan capaian target yang harus terus dikembangkan, sehingga dari sana terdapat progres, proses monitoring dan diakhiri dengan evaluasi yang terus diuji dan diawasi kelayakannya.

Maka daripada itu, cascading KPI ini harus melalui proses KPI yang berurutan dari tingkat yayasan ke tingkat direktorat, dan dari tingkat direktorat ke departemen. Tujuannya untuk menyelaraskan tujuan rencana strategis lembaga dengan bidang-bidang yang berada dibawahnya.

Dari sinilah pentingnya peran dan tugas pimpinan untuk memonitoring  KPI dan terus melakukan proses people development, karena pimpinan lah yang lebih tahu kearah mana dan kompetensi seperti apa yang harus diberikan kepada timnya.

 “KPI berisi arahan, tolok ukur, target, dan kerangka waktu yang dirancang sebagai alat ukur kinerja SDM secara utuh yang terukur, terstruktur dan teratur dengan memperhatikan 4 hal dalam pencapaian indikator kinerja yaitu quantity, quality, cost dan delivery, yang harus disajikan dalam bentuk angka (kuantitatif),  yang harapannya adalah dapat berdampak pada pengelolaan lembaga dan upaya perbaikan kinerja.” pungkas beliau.

Pada sesi kedua workshop, peserta mulai melakukan penyusunan KPI yang dipandu oleh ustadzah Nur Upik, S.Si selaku Kepala Bidang Kinerja dan Pengembangan SDM (KPSDM), Departemen HRD NFBS Lembang. Beliau mengatakan bahwa ada 5 tahap dalam pelaksanaan teknis pembuatan KPI, yaitu review WIG’S organisasi, review job description, tentukan KPI, kemudian tentukan targetnya, dan yang terakhir menentukan bobotnya.

Tahap review job description sudah dilakukan beberapa waktu yang lalu, sehingga pada saat pelaksanaan workshop KPI kemarin, para anggota workshop KPI mulai melakukan tahap selanjutnya yaitu menyusun KPI, menentukan target, menentukan bobot dan yang terakhir menentukan polaritas.

“Setiap pimpinan bertanggungjawab untuk menyusun job description kepada tim yang berada dibawahnya, sebab dari job description ini lah yang nantinya akan menjadi acuan untuk penyusunan KPI dalam pencapaian sasaran kinerja tim dibidangnya yang selaras dengan tujuan lembaga” Ujar beliau.

Dalam sesi ini, peserta workshop juga dibekali dengan 5 pedoman dalam penyusunan KPI, yaitu specific, measurable, achievable, relevant, dan time bound yang kemudian disingkat sebagai SMART. Bahkan jika penyusunan KPI ini sudah mencapai tahap penilaian dan evaluasi, inshaAllah 3 aspek penilaian kinerja (performance appraisal) lainnya akan segera disosialisasikan, yaitu enrichment, penilaian kehadiran (ontime), dan core value (C.I.T.A).